Consignor Portalissa voidaan anonymisoida lähetyksiä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (GDPR – lue lisää).
Jos asiakas pyytää yritykseltäsi kaikkien tietojensa poistamista, voit poistaa asiakkaan lähetysten tiedot Consignor Portalin anonymisointitoiminnolla. Anonymisoituja tietoja ei katsota yleisessä tietosuoja-asetuksessa henkilötiedoiksi.
Jos haluat pitää yrityksesi lähetystilastot tarkkoina, anonymisointi on poistamista parempi vaihtoehto.
Ohjeet:
- Tietyn lähetyksen anonymisointi
- Tietyn vuoden lähetystietojen anonymisointi
- Lähetystietojen automaattinen anonymisointi
Tietyn lähetyksen anonymisointi
Voit anonymisoida yksittäisen lähetyksen tiedot näiden ohjeiden mukaisesti:
- Kirjaudu Consignor Portaliin. Vain lähetysten ”omistaja” voi anonymisoida niiden tiedot.
- Etsi anonymisoitava lähetys. Voit käyttää etusivulla olevaa hakukenttää.
- Valitse vastaanottajan osoitteen vierestä Edit.
- Valitse Anonymize personal data ja vahvista toiminto valitsemalla OK. Toimintoa ei voi perua eikä tietoja palauttaa!
- Sulje lähetys. Kun seuraavan kerran avaat lähetyksen, sen tiedot on anonymisoitu. Näytön vasemmassa reunassa näytetään, kuka on anonymisoinut tiedot ja milloin.
Tietyn vuoden lähetystietojen anonymisointi
Voit anonymisoida tietyn vuoden lähetystiedot näiden ohjeiden mukaisesti:
- Kirjaudu Consignor Portaliin ja valitse oikeassa yläkulmassa olevasta valikosta Settings.
- Napsauta vasemmanpuoleisen valikon kohtaa Data Storage.
- Siirry sivun viimeiseen osioon, jonka nimi on Delete your data. Sieltä voit tarkistaa, mitä tietoja Consignor Portaliin on tallennettu.
- Valitse ne vuodet, joiden tiedot haluat anonymisoida, ja napsauta Anonymise selected years -painiketta. Alla olevassa esimerkissä anonymisoidaan vain vuoden 2014 tiedot. Kuluvan vuoden tietoja ei voi anonymisoida.
- Sinua pyydetään vahvistamaan, että haluat anonymisoida tiedot. Napsauta Go ahead, anonymise my data -painiketta.
- Tämän jälkeen saat sähköpostiviestin, jossa on vahvistuslinkki. Lue viesti ja jatka tietojen anonymisointia napsauttamalla linkkiä. Vahvistuslinkki on voimassa 24 tuntia, ja anonymisointi ajoitetaan tehtäväksi myöhemmin. Anonymisointi voi kestää 2–3 vuorokautta riippuen siitä, kuinka paljon käsiteltäviä tietoja on.
- Vahvistuslinkin napsauttamisen jälkeen avautuu Consignor Portalin sivu, jolla näet vahvistusviestin.
Lähetystietojen automaattinen anonymisointi
Voit ottaa lähetystietojen jatkuvan, automaattisen anonymisoinnin käyttöön antamalla Consignorille valtakirjan anonymisoida tiettyä päivien määrää vanhemmat tiedot automaattisesti. Huomaathan, että anonymisoituja tietoja ei voida palauttaa, vaikka valtakirja peruttaisiin.
- Kirjaudu Consignor Portaliin ja valitse oikeassa yläkulmassa olevasta valikosta Settings.
- Napsauta vasemmanpuoleisen valikon kohtaa Data Storage.
- Vieritä näyttöä kohtaan Automatic continuous anonymization.
- Anna automaattisesti anonymisoitavien tietojen ikä päivinä ja valitse Issue Power of Attorney:
- Sinulle lähetetään vahvistuslinkin sisältävä sähköpostiviesti. Anna Consignorille valtakirja napsauttamalla linkkiä ja noudattamalla sivulla näytettyjä ohjeita. (Voit perua valtakirjan milloin tahansa.)
- Sivulta siirrytään automaattisesti Consignor Portaliin, jossa näytetään vahvistusviesti. Automaattinen anonymisointi on nyt otettu käyttöön. Huomaathan, että anonymisointi ajoitetaan tehtäväksi säännöllisesti, mutta käsittelyyn kuluu 2–3 vuorokautta riippuen siitä, kuinka paljon käsiteltäviä tietoja on.
- Voit perua valtakirjan siirtymällä kohtaan Consignor Portal > Settings > Data Storage ja napsauttamalla Withdraw Power of Attorney -painiketta.
