Voit tuoda Consignor On-premises -palvelimeen yhteystietoluetteloita Excel-taulukkoina. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat kopioida Consignoriin jossakin muussa järjestelmässä olevan asiakasluettelon.
Tärkeä huomautus: Yhteystietoluetteloita voidaan tuoda vain xls- tai xlsx-muodossa tallennetuista Excel-taulukoista, ja Excelin on oltava asennettuna tuontiin käytettävällä tietokoneella. Muita tiedostomuotoja, kuten csv:tä, ei tueta.
Tämän artikkelin aiheet:
Yhteystietoluettelon tuominen
Tuo yhteystietoluettelo seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Siirry kohtaan Contact List. Napsauta Contact List -ruutua hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitse Import Contact List. Voit tuoda yhteystiedot oletuksena käytettävään yhteystietoluetteloon tai luoda ensin uuden luettelon. Excel-luettelo tuodaan siihen yhteystietoluetteloon, joka oli korostettuna, kun valitsit Import Contact List.
- Etsi ja valitse tiedosto napsauttamalla Select File -painiketta. Jos tiedostossa on useita taulukoita, valitse, mitä niistä käytetään.
- Siirry Fields Mapping -välilehdelle. Yhdistä Excel-tiedoston kukin kenttä vastaavaan Consignorin kenttään napsauttamalla ConsignorField-saraketta ja valitsemalla kenttä avattavasta luettelosta tai kirjoittamalla haluamasi arvo. Kaikki kentät on yhdistettävä, jotta Consignor tietäisi, mitä arvoja missäkin sarakkeessa on.
- Jos ydintiedoissa on kokonaisia maiden nimiä, ne on yhdistettävä maiden ISO-koodeihin. Napsauta kohtaa Country Mapping, anna oikea ISO-maakoodi ja valitse OK. Jos kaikki yhteystiedot ovat samasta maasta, voit asettaa maan kerralla kaikille Set all address to -toiminnolla.
- Valitse Start Import.
- Uudet yhteystiedot on tuotu, kun tilanneilmaisin on edennyt loppuun asti. Jos yhteystietoja ei näy, päivitä luettelo painamalla F5-näppäintä.
Kenttien muotoilun käyttäminen
Joskus tietojen muotoa on muutettava, jotta niitä voitaisiin käyttää Consignorissa. Näin on tehtävä, jos ydintiedot eivät ole Consignorin edellyttämässä muodossa. Consignorin muotoilutyökaluilla voidaan muokata yksittäisiä merkkejä tai lisätä tai poistaa niitä, vaihtaa isojen ja pienten kirjainten välillä, lisätä tarkistusnumeroita yms.
Seuraavassa esimerkissä alkuperäisten tietojen postinumerossa on maakoodi, joka näyttää tältä: SE-64551, FR-72160 jne. Consignor tarvitsee postinumeron ilman maakoodia, joten poistamme koodin muotoilutyökaluilla.
- Valitse tiedosto Source-välilehdeltä ja yhdistä kentät edellä olevissa vaiheissa 2–4 kuvatulla tavalla. Custno-kenttä on yhdistettävä, jotta voisit käyttää kenttien muotoilutyökaluja.
- Siirry Fields Formatting-välilehdelle.
- Napsauta ensin muotoiltavaa kenttää ja sen jälkeen Tools-painiketta.
- Uusi ikkuna avautuu. Napsauta Add-painiketta ja valitse työkalu avattavasta valikosta. Tässä esimerkissä haluamme poistaa maakoodin ja tavuviivan PostNo-kentästä, joten valitsemme Remove all %s characters from beginning -työkalun. ”%” on parametri, jonka arvoksi asetamme 3 työkalun alla olevaan ruutuun, jotta ensimmäiset kolme merkkiä poistettaisiin. Napsauta OK-painiketta.
- Valittu työkalu on nyt lisätty luetteloon. Tarvittaessa voidaan lisätä useita työkaluja. Testaa Sample text -kentän avulla, että työkalu toimii haluamallasi tavalla. Anna malliteksti ja napsauta Test Tools -painiketta. Esimerkissämme voimme antaa mallitekstiksi vaikkapa SE-64551 ja varmistaa, että se muutetaan muotoon 64551.
- Tallenna työkalut valitsemalla OK. Voit halutessasi lisätä työkaluja myös yhteystietoluettelon muille kentille.
- Merkitse ruutu Apply tools when importing ja valitse Apply Tools. Tiedot on nyt päivitetty, ja sen sarakkeen yläosaan, jossa työkaluja on käytetty, ilmestyy työkalukuvake.
- Valitse Start Import.
- Uudet yhteystiedot on tuotu, kun tilanneilmaisin on edennyt loppuun asti. Jos yhteystietoja ei näy, päivitä luettelo painamalla F5-näppäintä.
Yhteystietoluettelon käyttäminen
Nyt voit luoda lähetyksiä ja lisätä niihin yhteystietoja Production-näkymässä napsauttamalla joko My contacts- tai Browse-painiketta.
Voit myös ottaa hakukentän käyttöön, jos haluat etsiä tietoja asiakasnumeron tai nimen perusteella. Napsauta kohdan My contacts vieressä olevaa kenttää hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitse Search Properties. Merkitse kohtien Contact number ja Contact name vieressä olevat ruudut. Voit myös laajentaa hakua valitsemalla Search for: Contact containing search key.
