I Consignor On-premises kan du importera kontaktlistor från Excel-kalkylblad. Det kan vara användbart om du har en kundlista i ett annat system som du vill kopiera över till Consignor.
Viktig anmärkning: Det går endast att importera kontaktlistor i kalkylblad sparade i formatet .xls eller .xlsx och Excel måste vara installerat. Format som .csv stöds ej.
Ämnen i den här artikeln:
Importera en kontaktlista
Följ dessa steg för att importera en kontaktlista:
- Gå till Contact List. Högerklicka i panelen Contact List och välj Import Contact List. Du kan antingen importera kontakterna i standardkontaktlistan eller skapa en ny kontaktlista. Excel-listan importeras i den kontaktlista som är markerad när du väljer Import Contact List.
- Klicka på Select File för att hitta och välja en fil. Välj vilket arbetsblad som ska användas om filen har flera arbetsblad.
- Gå till fliken Fields Mapping. Mappa varje fält i Excel-filen till ett fält i Consignor genom att klicka i kolumnen ConsignorField och välja ett fält från rullgardinsmenyn eller genom att skriva in ett värde. Alla fält måste mappas för att Consignor ska veta vilka värden som finns i varje kolumn.
- Om din masterdata innehåller hela landsnamn, måste du mappa dessa med ISO-landskoder. Klicka på Country Mapping, fyll i rätt ISO-kod och klicka på OK. Om alla dina kontakter finns i samma land kan du istället använda funktionen Set all address to och ange ett land.
- Klicka på Start Import.
- Dina nya kontakter har importerats när förloppsindikatorn är full. Uppdatera listan genom att klicka på knappen F5 om du inte kan se dina kontakter.
Använda fältformatering
Ibland måste data formateras innan den kan börja användas i Consignor. Detta är nödvändigt om din masterdata inte matchar det format som krävs i Consignor. Med hjälp av formateringsverktygen kan du trimma tecken, lägga till eller ta bort tecken, ändra stora och små bokstäver, lägga till siffror och mycket mer.
I följande exempel innehåller postnumren i originaluppgifterna landskoder och ser ut såhär: SE-64551, FR-72160 osv. Consignor behöver postnummer utan landskoder, så vi använder formateringsverktygen för att ta bort dessa.
- Välj en fil i fliken Source och mappa fälten enligt steg 2–4 ovan. Du måste mappa fältet Custno för att använda fältets formateringsverktyg.
- Gå till fliken Fields Formatting.
- Klicka på fältet du vill formatera och sedan på knappen Tools.
- Ett nytt fönster öppnas. Klicka på Add och välj ett verktyg i rullgardinsmenyn. I detta exempel vill vi ta bort landskoden och bindestrecket från fältet för postnummer och väljer därför verktyget Remove all %s characters from beginning. ”%” är en parameter som vi sätter till 3 i rutan under för att ta bort tre tecken. Klicka på OK.
- Det utvalda verktyget har nu lagts till i din lista. Det går att ange flera verktyg vid behov. Använd fältet Sample text för att testa om verktyget fungerar som det ska. Fyll i ett exempel och klicka på Test Tools. I vårt exempel fyller vi i SE-64551 och kan bekräfta att det formateras 64551.
- Klicka på OK för att spara dina verktyg. Om det behövs kan du fortsätta att lägga till verktyg i din kontaktlista genom att upprepa stegen.
- Markera rutan Apply tools when importing och klicka på Apply Tools. Du ser nu en verktygsikon längst upp i kolumnen där verktygen har tillämpats och uppgifterna har uppdaterats.
- Klicka på Start Import.
- Dina nya kontakter har importerats när förloppsindikatorn är full. Uppdatera listan genom att klicka på knappen F5 om du inte kan se dina kontakter.
Använda kontaktlistan
Du kan nu skapa försändelser genom att klicka på My contacts eller Browse för att lägga till kontakter i produktionsvyn.
Du kan också aktivera sökfältet om du vill söka efter kundnummer eller namn. Högerklicka i fältet bredvid My contacts och välj Search Properties. Markera rutorna bredvid Contact number och Contact name. Du kan även söka genom att väja Search for: Contact containing search key.
